GDPR

Persondatapolitik for Ejby og Omegns Forsamlingshus

Udarbejdet 24. maj 2018

Ejby og Omegns Forsamlingshus dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Ejby og Omegns Forsamlingshus er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Poul Rævdal
CVR: 74258751

Telefonnr.: 30381097

Mail:
Website: www.Ejbybylaug.comwww.ejbyogomegnsforsamlingshus.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger
–  navn, adresse, e-mail og telefonnr.

2. Oplysninger om andre interessenter, f.eks. lejere:
   –  almindelige personoplysninger, dvs. kontaktoplysninger såsom adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

   Her indsamler vi oplysninger fra:
   Vi får oplysningerne fra dig ved indmeldelse.

   Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
   Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
   Lovlige grunde til behandling er særligt
   –  Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
   –  At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
   –  Behandling efter lovkrav
   –  Behandling med samtykke

   Formålene:
   1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   –  Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   –  Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder udlejning af lokaler
   –  Administration af din relation til os

   Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
   I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
   –  håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
   –  opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
   –  afholdelse af arrangementer samt andre aktiviteter
   –  brug af situationsbilleder taget på foreningens vegne ved afholdelse af aktiviteter i foreningsregi, som afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
   –  af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
   –  bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

–  håndtering af persondata i forbindelse med indgåelse af lejekontrakt

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine oplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
–  af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
–  bogføringsbilag, herunder kontingentbetaling, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
– andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdets ophør

Opbevaring af data sker i vores regnskabssystem som ligger i skyen ved dinero.dk – Dinero Regnskab ApS, Vesterbrogade 1 L, 6. sal, 1620 København V, CVR-nr: 34731543.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
–  retten til at blive oplyst om behandlingen af data
–  retten til indsigt i egne personoplysninger
–  retten til berigtigelse
–  retten til sletning
–  retten til begrænsning af behandling
–  retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
–  retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.